/Améliorer la gestion des Hommes
Le retard en réunion est la loi n°1 des réunions réussies ! C’est ce qui agace le plus ceux qui sont à l’heure. Qui irait contester que démarrer à l’heure est une règle d’or ? Et pourtant, si. Non pas que le retard n’ait aucune importance, et la politesse est une valeur importante. Mais traiter ce sujet comme un élément de crispation, un point d’honneur, est la meilleure façon de ne pas le traiter et de rater le morceau de réunion qui vous reste. Voyons pourquoi !
Le retard en réunion, ça m’éneeeeerve !!!!
Ca s’appelle le quart d’heure parisien, bourguignon ou aquitain. C’est souvent posé comme une vraie spécificité de cette boîte !
En fait, le retard en réunion est absolument partout, et il énerve passablement dans toutes les entreprises.
D’ailleurs, placardé dans la plupart des salles de réunion, il est souvent en tête des comportements à proscrire… Et nul n’en doute !
Alors, pourquoi est-il si peu respecté ?
Ceux qui ne sont jamais en retard (en réalité peu nombreux) l’expliquent par un manque de respect ou d’éducation…
En fait, le retard est un symptôme qui mérite plus d’indulgence
Je ne crois pas que les gens décident d’être en retard comme ça, parce qu’ils s’en foutent. Dans presque tous les cas, ils essaient de ménager la chèvre et le chou, de respecter des engagements pris à des dates très éloignées, et des projets qu’on leur a imposés, sans concertation, de plusieurs endroits différents.
Et puis il y a la réunion précédente. Elle ne déborde pas par plaisir, et parce qu’on se moque du reste… mais une décision est presque prise et prolonger un peu permettra de ne pas prendre du retard et 1h de plus en calant une nouvelle réunion.
Il y a enfin des déficits de compétences, en animation de réunion, pour cadrer les débats, ou pour les animer de façon habile. Et puis en organisation personnelle parfois, et on peut souhaiter des progrès sur ces points… Mais de là à les exiger séance tenante ? S’améliorer c’est toujours possible, mais c’est rarement facile.
En fait les retards sont le résultat d’une accumulation de causes, dont le stress, les imperfections de la matrice, etc.
La question n’est pas de tout excuser et de justifier l’intégralité des comportements en 10 lignes ; mais avant de monter sur ses grands chevaux et de regarder le sujet comme un principe implacable, blanc ou noir, il faudrait tâcher de comprendre, ou au moins admettre que les gens sont rarement en retard juste pour vous emmerder.
Et pour lequel, les solutions « règles d’or » sont inefficaces
Du coup, les règles, affichées presque systématiquement dans les salles de réunion, n’ont aucune efficacité. Vous imaginez bien que les gens ne sont pas en retard parce qu’ils ont oublié que c’était important d’être à l’heure ! On n’a jamais vu quelqu’un lire ces règles et dire « Mon dieu mais c’est bien sur, j’avais oublié qu’il fallait être à l’heure ! »... ; on n’a jamais vu quelqu’un lire ces règles d’ailleurs.
Plus sérieusement, ces règles ne fonctionnement pas parce qu’elles supposent que la cause des retards et les comportements individuels sont rationnels et qu’une solution rationnelle va y remédier. En fait les retards sont le résultat d’une accumulation de causes, dont le stress, les imperfections de la matrice, etc.
La meilleure réponse aux retards : faites que vos réunions donnent envie, et ne les chargez pas trop. Vous serez un ilot de sérénité dans un océan de stress, et vous verrez, vos participants viendront un peu plus tôt.
Et donc le traiter avec agacement est triplement contre-productif
D’abord pour les raisons exprimées plus haut : quand vous vous agacez contre votre collègue en retard, il pense « s’il croit que j’ai fait exprès... », « la réunion d’avant, j’aurais bien aimé voir ce qui se serait passé s’il l’avait quittée plus tôt », « j’ai un boulot moi ».
Aussi, en rappelant la règle avec intransigeance, vous vous posez en juge (parent) et vous allez générer un comportement de rébellion proportionnel (enfant). Cette spirale ne risque pas d’améliorer les relations mais il est probable que la fois suivante, votre intransigeance donnera envie de vous mettre à l’épreuve une nouvelle fois… C’est pour le moins puéril, mais ne les avez-vous pas traités comme des enfants
Ensuite parce qu’une réunion qui commence en retard est plus courte :-)…. Brillant non ? Blague à part, une réunion qui commence en retard doit donc être plus efficace… Et la démarrer par une colère et un conflit ne va pas aider. D’autant que votre sujet est en principe un peu plus important que de savoir qui a tort et qui a raison.
Et puis, le côté tactique de la chose : en gardant votre calme et le sourire, et en démarrant votre réunion avec bonne humeur et concentration, vous donnerez certainement plus envie aux participants de tout faire pour être à l’heure à votre prochaine réunion. Rendez vos réunions chaleureuses, et pas redresseurs de tort. À long terme, vous y gagnerez. C’est d’ailleurs, la meilleure réponse aux retards : faites que vos réunions donnent envie, et ne les chargez pas trop. Vous serez un ilot de sérénité dans un océan de stress, et vous verrez, vos participants viendront un peu plus tôt.
Enfin, c’est tellement meilleur pour le moral de ne pas s’énerver !
